Jobbeschreibung
Die Rolle des Executive Assistant ist entscheidend, um umfassende Unterstützung und Partnerschaft für den CEO und Chairman zu leisten. Die Verantwortlichkeiten umfassen unter anderem:
Aufgaben
- Organisation eines komplexen und dynamischen Kalenders, einschließlich Planung von Meetings, Telefonaten sowie nationalen und internationalen Reisen.
- Koordination aller logistischen Details für interne und externe Meetings, um einen reibungslosen Ablauf sicherzustellen.
- Nachverfolgung von Geschäftsausgaben und Erstellung detaillierter Spesenabrechnungen zur Prüfung und Einreichung.
- Entgegennahme, Prüfung und Weiterleitung eingehender Telefonate, Post und Korrespondenz.
- Unterstützung bei der Organisation und Durchführung wiederkehrender Meetings und Veranstaltungen für das Führungsteam.
- Einsatz von gutem Urteilsvermögen, um Anfragen gegebenenfalls an andere Teammitglieder weiterzuleiten.
- Proaktive Beurteilung von Situationen und eigenständige Entscheidung, wann der CEO oder Chairman aus Meetings für dringende Angelegenheiten geholt werden sollte.
- Zusammenarbeit mit anderen Assistenten, um nahtlose Übergaben, Cross-Training und die Erledigung wichtiger Aufgaben sicherzustellen.
- Bereitschaft zu Aufgaben außerhalb der regulären Arbeitszeiten, um zeitkritische Aufgaben zu erfüllen.
- Abstimmung mit externen Organisationen zur Terminplanung, Projektkoordination und Beziehungspflege.
- Professioneller Umgang mit Kunden und externen Stakeholdern.
- Buchung von Besprechungsräumen, Begrüßung und Registrierung von Besuchern sowie Vorbereitung von Meeting-Räumlichkeiten für interne und externe Veranstaltungen
Qualifikation
Diese Position bietet erhebliche Lern- und Entwicklungsmöglichkeiten. Burgermeister sucht eine hochmotivierte Persönlichkeit, die in einem teamorientierten Umfeld erfolgreich ist, effizient und smart arbeitet, ein gutes Urteilsvermögen zeigt und sich zur Exzellenz verpflichtet.
Der ideale Kandidat verfügt über:
- Mindestens 5 Jahre Erfahrung als Executive Assistant für Führungskräfte auf C-Level, vorzugsweise in einem professionellen Dienstleistungsumfeld; Erfahrung im Executive Search ist von Vorteil.
- Herausragende zwischenmenschliche und kommunikative Fähigkeiten mit der Fähigkeit, mit Personen unterschiedlicher Hintergründe und Hierarchiestufen zu interagieren.
- Ausgeprägte Liebe zum Detail und exzellente organisatorische Fähigkeiten.
- Eine proaktive und selbstständige Arbeitsweise mit einem ausgeprägten Sinn für Dringlichkeit, Verantwortungsbewusstsein und Nachverfolgung.
- Nachgewiesene Fähigkeit, unabhängig zu arbeiten, Aufgaben zu priorisieren, sich an wechselnde Prioritäten anzupassen und Deadlines einzuhalten.
- Diskretion im Umgang mit vertraulichen Informationen und höchste professionelle Integrität.
- Eine positive, professionelle Einstellung mit der Fähigkeit, in einem dynamischen und schnelllebigen Umfeld zu arbeiten.
- Fortgeschrittene Kenntnisse in Microsoft Office, insbesondere Excel, PowerPoint und Outlook; Vertrautheit mit Concur ist wünschenswert.
Weitere Informationen:
Die hier beschriebenen Aufgaben und Verantwortlichkeiten sind nicht abschließend. Zusätzliche Aufgaben können im Zuge der Geschäftsentwicklung erforderlich sein. Burgermeister behält sich das Recht vor, Aufgaben, Verantwortlichkeiten oder Zuständigkeiten nach eigenem Ermessen und ohne vorherige Ankündigung zu ändern.
Diese Position bietet die Möglichkeit, eng mit einer dynamischen Führungsspitze in einem schnell wachsenden Unternehmen zusammenzuarbeiten. Der erfolgreiche Kandidat wird eine zentrale Rolle dabei spielen, sicherzustellen, dass der CEO und Chairman seine strategische Vision für Hypergrowth effektiv umsetzen können.
Benefits
Überdurchschnittliche Bezahlung
13. Monatsgehalt nach einem Jahr
Aufstiegsmöglichkeiten in C-Level
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*Burgermeister setzt sich für Chancengleichheit ein. Wir begrüßen Bewerbungen von allen qualifizierten Personen, unabhängig von ihrer ethnischen Zugehörigkeit, Religion, Geschlecht, sexueller Orientierung, Geschlechtsidentität, Behinderung oder ihrem Alter.